Die Verwaltung der Dateien wird im Modul Dateiliste vorgenommen.

Jede/r Benutzer/in kann die Dateien der Benutzergruppe verwalten, zu der sie/er gehört. Die Ordnerfreigabe ist fett markiert:

Angezeigt wird der Baum mit den Ordnern und in der Arbeitsfläche die zugehörigen Ordner und Dateien.

Jeder Bereich hat zwei Hauptordner:

• Bilder: für Bilder
• Dokumente: für PDF-Dateien

Um langfristig eine gute Übersicht zu bewahren, lohnt es sich, weitsichtig eine systematische Ordnerstruktur anzulegen: neue Ordner tieferer Ebene können direkt in der Dateiverwaltung angelegt werden:

Dateien können per Drag & Drop – auch mehrere Dateien aufs Mal – in den Zielordner gezogen werden, genauer: in der Arbeitsfläche des Ordners in das Feld oberhalb der Leiste. Das Feld erscheint, wenn sich die Maus nähert:

Stammt die Datei von einer Website, muss sie in einer Zwischenablage des Computers abgespeichert und von dort aus hochgeladen werden.

Das Original ist auf dem eigenen Laufwerk gespeichert. Das TYPO3 dient nicht der Dateipflege.

In den Ordnern des eigenen Bereichs (fett markiert) stehen in der Arbeitsfläche grundsätzlich dieselben Aktionen zur Verfügung wie für Seiten und Inhaltselemente. Sie haben dieselben Icons.

Bearbeitet man eine Datei, werden Metadaten erfasst, z.B. Titel, Bildunterschrift, Kategorien. Diese Metadaten werden an anderen Stellen der Website verwendet. Das Erfassen des Titels ist unerlässlich.

Dateien sind zusammen mit anderen in einem Ordner der Dateiliste gelistet. Im Laufe der Zeit wird die Dateiliste immer länger. Deshalb sollten Dateinamen systematisch gewählt werden: nach thematischer Ordnung. So lässt sich eine bestimmte Datei beim Einbinden in eine Seite (Fenster mit Dateiliste) leicht finden.

Metadaten können – genauso wie Inhaltselemente und Seiten – auf Englisch übersetzt werden. Geschieht dies für die Überschrift in der Dateiliste, wird eine Datei an allen Orten, wo sie auf der Website verwendet wird, mit derselben Überschrift angezeigt:

Bei einer nicht übersetzten Datei alle zu übersetzenden Sprachen anzeigen (1):

Neue Übersetzung auf Englisch erstellen (2):

Bestehende Übersetzung bearbeiten (3):

Soll in einer bestimmten Seite eine andere Überschrift angezeigt werden, überschreibt man die Überschrift im Inhaltselement der betreffenden Seite.

Dokumente und Bilder können in der Dateiliste (Bearbeiten/Reiter „Allgemein“) in der Werkzeugleiste ausgewechselt werden. In diesem Fall wird der Dateiname beibehalten und das Dokument / Bild überall, wo es eingebunden ist, ersetzt. Um zu gewährleisten, dass alle Webauftritte aktuelle Dokumente anzeigen, ist es wichtig, dass jedes Dokument in der ganzen Dateiliste nur einmal abgelegt ist.

Für gewisse Funktionalitäten wie News, Veranstaltungen, Publikationen etc. werden „Datenbanken“ verwendet. Im Gegensatz zu Inhaltselementen werden Datensätze nicht auf derselben Seite ausgegeben, in der sie gespeichert sind, sondern können über Plug-Ins an beliebigen Stellen selektiert und ausgegeben werden.

Datensätze werden im Modul „Liste“ bearbeitet und werden in der Regel in einem Ordner gespeichert:

Im Gegensatz zu Seiten sind Ordner nicht aus dem Frontend aufrufbar und erscheinen daher auch nicht im Menü.

Die wichtigsten Funktionen der Listenansicht:

1. Um effizient arbeiten zu können, empfiehlt es sich, einmalig die „Erweiterte Ansicht“ (bietet mehr Optionen in der Listendarstellung) und die „Lokalisierungsansicht“ (gibt Aufschluss über bereits übersetzte Datensätze und ermöglicht die direkte Übersetzung) anzuwählen.
2. Neue Datensätze werden mit dem gewohnten Icon angelegt, das sich direkt unterhalb des Datensatz-Typs befindet.
3. Die wichtigsten und von Inhaltselementen bekannten Aktionen stehen auch für Datensätze zur Verfügung.

Die Bearbeitungsoberfläche eines Datensatzes unterscheidet sich lediglich in den verfügbaren Feldern von der eines Inhaltselements:

Datensätze können direkt im Element oder im Listenmodul übersetzt werden: