Jeder Benutzer/jede Benutzerin kann die Dateien der Benutzergruppe, zu der er/sie gehört, verwalten. Die Verwaltung der Dateien ist wird im Modul Datei / Dateiliste vorgenommen.

Anstatt des Seitenbaums wird nun der Baum mit allen Ordnerfreigaben und Ordnern angezeigt. In der Arbeitsfläche wird der Inhalt der gewählten Freigabe bzw. des gewählten Ordners angezeigt.

Für Dateien stehen grundsätzlich dieselben Aktionen zur Verfügung wie für Seiten und Inhaltselemente. Sie haben deshalb auch dieselben Icons.

Bearbeitet man eine Datei, können Metadaten erfasst werden, z.B. Titel, Bildunterschrift, Kategorien. Diese Metadaten werden an verschiedenen anderen Stellen der Website verwendet.

Anwendungsbeispiele für Metadaten:

• Titel werden in einer Download-Liste anstatt des Dateinamens angezeigt.
• Bildunterschriften werden für eine Bildergalerie verwendet.
• Eine Download-Liste kann alle Dateien, die zu einer bestimmten Kategorie gehören, anzeigen.

Metadaten können - genauso wie Inhaltselemente und Seiten - übersetzt werden:

Dateien (eine oder mehrere) können direkt per Drag & Drop in den Zielordner gezogen und somit hochgeladen werden:

Um langfristig eine gute Übersicht zu bewahren, lohnt es sich, eine weitsichtige Ordnerstruktur anzulegen. Neue Ordner können direkt in der Dateiverwaltung angelegt werden:

In der Dateiverwaltung sind nur Daten sichtbar, die man aufgrund seiner Berechtigungen verwalten darf. Trotzdem kann es vorkommen, dass man auf einer Seite Dokumente einbinden muss, auf die man keine Verwaltungsberechtigung hat. Dies ist möglich.

Im Dateiauswahl-Dialog steht eine Freigabe „Alle Dokumente“ zur Verfügung, in welcher alle Dokumente aller Bereiche zugänglich sind:

Jeder Datei können in den Eigenschaften Kategorien zugewiesen werden. Diese Kategorien können für späteres Filtern, z.B. über Dateisammlungen, verwendet werden.

Kategorien können durch Benutzer mit „Web-Administrator“-Privilegien im Listenmodul bearbeitet werden:

Dateisammlungen, wie der Name schon sagt, Zusammenstellungen mehrerer Dateien. Sie werden dort verwendet, wo man mehrere Dateien anhand von Kategorien oder alle Dateien eines Ordners zusammenfassen will oder aber eine feste Auswahl von Dateien mehrfach verwenden will.

Eine Dateisammlung legt man auf der Seite an, auf der man sie nachher verwenden will. Sie kann auch in einem Ordner abgelegt werden, um etwa alle Dateisammlungen einer Abteilung an einem gemeinsamen Ort zu haben.

Dateisammlungen werden im Listen-Modul angelegt und bearbeitet:

Es gibt mehrere Arten von Dateisammlungen:

Hier werden - wie etwa beim Inhaltelement Text mit Bild - mehrere Dokumente ausgewählt, die die Sammlung bilden:

Alle Dokumente eines Ordners werden ausgewählt:

Es handelt sich um eine „dynamische“ Sammlung. Werden weitere Dokumente nachträglich in den Ordner hinzugefügt, erscheinen diese ebenfalls.

Alle Dateien mit einer bestimmten Kategorie werden ausgewählt:

Auch diese Sammlung ist dynamisch.

Dateisammlungen werden mit dem Inhaltselement Dateilinks eingebunden.