Für gewisse Funktionalitäten wie News, Veranstaltungen, Publikationen etc. werden „Datenbanken“ verwendet. Im Gegensatz zu Inhaltselementen werden Datensätze nicht auf derselben Seite ausgegeben, in der sie gespeichert sind, sondern können über Plugins an beliebigen Stellen selektiert und ausgegeben werden.

Datensätze werden im Modul „Liste“ bearbeitet und werden in der Regel in einem Ordner gespeichert:

Im Gegensatz zu Seiten sind Ordner nicht aus dem Frontend aufrufbar und erscheinen daher auch nicht im Menü.

Die wichtigsten Funktionen der Listenansicht:

1. Um effizient arbeiten zu können, empfiehlt es sich, einmalig die „Erweiterte Ansicht“ (bietet mehr Optionen in der Listendarstellung) und die „Lokalisierungsansicht“ (gibt Aufschluss über bereits übersetzte Datensätze und ermöglicht die direkte Übersetzung) anzuwählen.
2. Neue Datensätze werden mit dem gewohnten Icon, das sich direkt unterhalb des Datensatz-Typs befindet, angelegt.
3. Die wichtigsten und von Inhaltselementen bekannten Aktionen stehen auch für Datensätze zur Verfügung.

Die Bearbeitungsoberfläche eines Datensatzes unterscheidet sich lediglich in den verfügbaren Feldern von der eines Inhaltselementes:

Datensätze können direkt im Element oder im Listenmodul übersetzt werden:

Wichtiger Hinweis zu Übersetzungen: Wenn eine Newsmeldung nicht in der Standardsprache (Deutsch) benötigt wird, muss sie dennoch zunächst in der Standardsprache angelegt und dann übersetzt werden. Der Datensatz wird in der Standardsprache dann einfach deaktiviert, sodass er in der Standardsprache nicht erscheint. ToDo: Dieses wird möglicherweise im TYPO3-Core noch verbessert und würde dann überflüssig.